La maggior parte degli autori scrive la lettera di accompagnamento per ultima, in cinque minuti, la sera prima della submission. I redattori lo capiscono, e costa più di quanto si pensi. La lettera di accompagnamento è la prima cosa che il redattore responsabile legge. Viene prima dell'abstract, prima di una singola figura. In quei trenta secondi il redattore sta già decidendo una cosa: vale la pena inviarla in revisione o dovrei restituirla agli autori oggi. In molte riviste una grande quota di submission non raggiunge mai un revisore. Vengono respinte alla desk review. La vostra lettera di accompagnamento è la vostra unica occasione per sostenere, direttamente e in linguaggio chiaro, che la vostra non dovrebbe essere tra queste.
Io leggo le submission dall'altra parte di quella scrivania. Le migliori lettere di accompagnamento non cercano mai di esagerare la scienza. Fanno qualcosa di più semplice e di gran lunga più efficace. Rendono facile il lavoro del redattore. In pochi brevi paragrafi rispondono alle sole domande che il redattore ha realmente, e segnalano che gli autori sono attenti, onesti e piacevoli con cui lavorare. Questa guida vi mostra come scrivere quella lettera e vi fornisce un modello completo che potete adattare.
1. Cosa sta cercando davvero il redattore
Il redattore non sta valutando la vostra prosa. Sta smistando. Dietro ogni lettera di accompagnamento sta rispondendo a quattro domande, rapidamente.
- È di pertinenza della mia rivista? I redattori restituiscono molti più articoli per non essere adatti che per essere scienza scadente. Se il lavoro appartiene davvero a una rivista specialistica e l'avete inviato a una generalista, la lettera dovrebbe rispondere a quel dubbio prima che si formi.
- Il risultato principale è abbastanza nuovo e importante per i miei lettori? Non per la scienza in generale. Per il pubblico specifico di questa rivista.
- È solido ed etico? Ha superato i criteri di base: approvazione etica, nessuna doppia submission, conflitti dichiarati, dati disponibili.
- Sarà letto e citato? I redattori tengono alle valutazioni della loro rivista. Un articolo che le persone useranno davvero è più facile da accettare.
Ogni frase della vostra lettera dovrebbe aiutare il redattore a rispondere a una di queste quattro domande. Qualsiasi cosa che non lo faccia è riempitivo, e il riempitivo seppellisce il segnale.
2. La struttura che funziona, ogni volta
Limitatela a una pagina e usate la stessa struttura ogni volta. Sei parti, in questo ordine.
Ogni parte guadagna il suo posto rispondendo a una delle domande del redattore. Se una frase non si ricollega a una di queste sei parti, eliminatela. Il tutto deve stare comodamente su una singola pagina.
3. L'aggancio è l'intera lettera
Se il redattore si ricorderà di una cosa, sarà il vostro aggancio. La maggior parte degli autori lo sbaglia allo stesso modo. Descrivono di cosa parla l'articolo invece di cosa hanno trovato. “Abbiamo studiato il ruolo del biomarcatore X nel glioblastoma” non dice nulla al redattore. “Il biomarcatore X ha identificato i pazienti che hanno beneficiato del trattamento Y, cosa che nessun marcatore attuale riesce a fare” dice tutto.
Scrivete l'aggancio come tre frasi chiare: il problema, il lavoro, il risultato. Iniziate con il risultato, non con il background.
“In questo manoscritto indaghiamo il ruolo prognostico del biomarcatore X nei pazienti con glioblastoma. Questo argomento è di grande interesse per il campo. Riteniamo che i nostri risultati siano importanti e ben adatti alla vostra stimata rivista.”
“I pazienti con glioblastoma ricorrente dispongono di quasi nessun marcatore validato per guidare la scelta del trattamento. In una coorte di 240 pazienti, abbiamo riscontrato che il biomarcatore X ha identificato quelli che rispondevano al trattamento Y (hazard ratio 0,5, p = 0,001), mentre i marcatori standard non lo facevano. Per quanto ne sappiamo, questo è il primo marcatore che predice il beneficio da Y piuttosto che la sola prognosi, e può essere misurato su tessuto di routine.”
Si noti cosa fa la versione forte. Nomina il problema clinico, fornisce la dimensione dello studio, riporta un risultato concreto con un numero e dice chiaramente perché è nuovo e utilizzabile. Non servono aggettivi come “rivoluzionario.” Il risultato parla da solo.
4. Una lettera di accompagnamento che potete adattare
Ecco un modello completo. Sostituite le parti tra parentesi, limitatelo a una pagina ed eliminate le righe che non si applicano al vostro articolo.
Egregio/a Prof./Dr. [cognome del redattore], (o “Gentili Redattori,” se il redattore responsabile non è nominato)
Siamo lieti di sottomettere il nostro manoscritto, “[Titolo completo],” per la valutazione come [Articolo Originale] in [Nome della rivista].
[L'aggancio, in tre frasi. Il problema che ancora sussiste nel vostro campo. Cosa avete fatto, con la dimensione dello studio o il disegno. Il vostro risultato più importante, con un numero. Una frase sul perché è nuovo.]
Riteniamo che questo lavoro sia una buona corrispondenza per [Nome della rivista] perché [un motivo specifico legato ai lettori della rivista, o a lavori recenti che ha pubblicato].
Questo manoscritto è originale, non è stato pubblicato altrove e non è in esame presso nessun'altra rivista. Tutti gli autori hanno letto e approvato la submission. [Lo studio è stato approvato dal comitato etico [nome] (numero di approvazione [X]) e condotto in conformità con la Dichiarazione di Helsinki.] Dichiariamo [nessun conflitto di interessi / i conflitti di interessi indicati nel manoscritto]. [I dati sono disponibili [dove].]
[Facoltativo, se la rivista lo invita: Suggeriamo i seguenti esperti come potenziali revisori: [nomi, con una breve motivazione]. Chiediamo rispettosamente che [nome] non venga invitato a rivedere, per [motivo].]
La ringraziamo per aver considerato il nostro lavoro. Siamo in attesa della Sua decisione.
Cordiali saluti, [Nome e titoli dell'autore corrispondente], [Affiliazione], [Email], [Telefono].
5. Gli errori che fanno respingere un articolo alla desk review
- Il nome sbagliato della rivista nella lettera. Nulla suggerisce “abbiamo già inviato questo ad altre tre riviste” come rivolgere la lettera a quella sbagliata. I redattori lo vedono continuamente, ed è una perdita immediata di credibilità. Verificate il nome della rivista per ultimo, ogni singola volta.
- Ripetere l'abstract. Il redattore leggerà il vostro abstract dopo. La lettera dovrebbe vendere il risultato in parole diverse e più chiare, non ripeterlo riga per riga.
- Esagerare. “Rivoluzionario,” “che cambia il paradigma,” “il primo in assoluto.” Gli aggettivi grandi invitano il tipo di scrutinio che non volete prima ancora che sia iniziata la revisione. Lasciate parlare il risultato.
- Ignorare la pertinenza. Se il vostro articolo si trova ai margini della portata della rivista, dite in una frase perché appartiene comunque lì. Non siate ottimisti che il redattore non lo noti.
- Andare oltre una pagina. Dopo una pagina, il redattore scorre. Tutto ciò che conta sta su una pagina.
- Omettere le dichiarazioni richieste. Molte riviste non inizieranno la revisione finché non sono presenti le dichiarazioni di originalità, etica e autorialità. Ometterle aggiunge semplicemente un turno di ritardo prima che qualcuno legga la vostra scienza.
6. Tono e lunghezza
Una pagina. Sicuro, non borioso. Rispettoso del tempo di una persona impegnata. Il redattore dovrebbe finire la vostra lettera sapendo esattamente cosa avete trovato, perché appartiene alla loro rivista e che siete un autore attento con cui sarà semplice lavorare. Quell'impressione, formatasi in circa trenta secondi, colora tutto ciò che leggono dopo.
Una lettera di accompagnamento non può salvare una scienza debole. Ma una lettera di accompagnamento debole può affossare una scienza forte prima che qualcuno la legga. Vale la pena dedicarle quell'ora in più.